Inhoudsopgave

• Inleiding
• PeoplePulse - inrichting
• PeoplePulse - mutaties
• T-Momenten

Inleiding

PensioenBij is een platform gespecialiseerd in maatwerk pensioencommunicatie. Het ondersteunt werkgevers, pensioenadviseurs en medewerkers bij het toegankelijk en begrijpelijk maken van pensioenregelingen. PensioenBij richt zich op heldere communicatie rondom pensioen en helpt medewerkers op relevante momenten inzicht te krijgen in hun pensioenregeling en de keuzes die daarbij horen. PensioenBij biedt als eerste in Nederland een totaaloplossing voor maatwerk pensioencommunicatie.

Dit kennisbankartikel heeft betrekking op de inrichting van de PeoplePulse, het beheren en versturen van mutaties via de PeoplePulse en het vastleggen van informatieve T-momenten binnen het systeem.

De PeoplePulse betreft een mutatiekoppeling waarmee relevante medewerker wijzigingen vanuit InsuranceBrydge kunnen worden doorgegeven aan PensioenBij. Daarnaast kunnen binnen het systeem T-momenten worden vastgelegd. Deze momenten vertegenwoordigen specifieke contactmomenten waarop PensioenBij contact opneemt met deelnemers. De vastlegging van deze momenten in InsuranceBrydge is puur informatief en dient geen verdere functie of afhankelijkheid voor de PeoplePulse.

PeoplePulse - inrichting

Voor het activeren van de koppeling met PensioenBij — ook bekend als de PeoplePulse — is op werkgeversniveau een activatieschuif beschikbaar:

PensioenBij integratie

Wanneer deze integratie wordt geactiveerd, wordt de PeoplePulse-koppeling automatisch ingeschakeld voor alle onderliggende pensioenconnecties van de betreffende werkgever. Voor een correcte werking van de koppeling dienen onderstaande gegevens zowel in PensioenBij als in InsuranceBrydge correct en overeenkomend te zijn ingericht:

• KVK-nummer van het advieskantoor (bemiddelaar)
• KVK-nummer van de werkgever
• Regelingnummer van de pensioenregeling (zie PeoplePulse - Regeling nummer pensioen connectie(s))
• Eén eerste sync van alle actieve deelnemers die bij Pensioenbij aangemeld moeten worden

Alle vier deze onderdelen zijn noodzakelijk voor het correct verwerken van mutaties via de PeoplePulse-koppeling. 

PeoplePulse - KVK nummer advieskantoor

Het KVK-nummer van het advieskantoor wordt door PensioenBij gebruikt om mutaties vanuit de PeoplePulse onder het juiste advieskantoor te verwerken. Binnen InsuranceBrydge kan dit nummer worden geregistreerd onder:

Bemiddelaars

Pensioenbij gebruikt dit nummer om binnenkomende mutaties aan het juiste advieskantoor te koppelen. Wanneer dit KVK-nummer niet overeenkomt met de inrichting in PensioenBij:

• worden mutaties wel verstuurd vanuit InsuranceBrydge;
• maar komen deze niet correct aan in PensioenBij;
• waardoor ze niet zichtbaar zullen zijn binnen de PensioenBij-omgeving.

Het KVK-nummer van de bemiddelaar is te controleren via:

Bemiddelaars → Toon bemiddelaar

Mocht het KVK-nummer van de bemiddelaar niet correct staan ingesteld kan dit enkel door een medewerker vanuit InsuranceBrydge worden aangepast. Jullie kunnen hiervoor een wijzigingsverzoek insturen via het support ticket formulier.

Binnen PensioenBij bestaat de mogelijkheid om advieskantoren in te richten als:

• hoofdadvieskantoor
• sub-advieskantoor

Hierbij kunnen meerdere sub-advieskantoren onder één hoofdadvieskantoor hangen, waarbij ieder sub-advieskantoor een eigen KVK-nummer heeft. Binnen InsuranceBrydge wordt dit onderscheid niet gemaakt.

Wanneer een bemiddelaar in PensioenBij is ingericht als sub-advieskantoor, moet het KVK-nummer binnen InsuranceBrydge overeenkomen met het KVK-nummer van dat specifieke sub-advieskantoor. Niet met het KVK-nummer van het hoofdadvieskantoor.

PeoplePulse - KVK nummer werkgever

Het tweede controlepunt betreft het KVK-nummer dat op werkgeversniveau staat geregistreerd binnen InsuranceBrydge.

PensioenBij gebruikt dit nummer om werknemers via de PeoplePulse-koppeling onder de juiste werkgever te plaatsen binnen het gekoppelde advieskantoor. Het is daarom noodzakelijk dat dit KVK-nummer exact overeenkomt met het KVK-nummer zoals ingericht binnen PensioenBij.

Wanneer het KVK-nummer van de werkgever nog niet is ingevuld binnen InsuranceBrydge, wordt dit bij activatie van de:

PensioenBij integratie

verplicht gesteld voordat de activatie kan worden afgerond.

PeoplePulse - Regeling nummer pensioen connectie(s)

Het derde en laatste controlepunt betreft het regeling nummer met zoals ingericht op de pensioenconnectie binnen InsuranceBrydge. PensioenBij gebruikt dit regeling nummernummer om werknemers uiteindelijk binnen:

• het juiste advieskantoor;
• de juiste werkgever;
• én de juiste regeling

te verwerken. Het is daarom cruciaal dat dit nummer overeenkomt met het regeling nummerngnummer zoals bekend in PensioenBij.

PensioenBij werkt met één regeling nummermer per regeling. Binnen InsuranceBrydge wordt dit nummer met verschillende terminologie, afhankelijk van verzekeraar en product, aangeduidt:

• contractnummer
• categorienummer
• businessunit
• pakketvariant
• regeling code

Indien een verzekeraar en/of product geen uniek regeling nummer kent kan het ook zo zijn dat een combinatie aan nummers van de connectie wordt gebruikt om de deelnemers te matchen. Welke waarde gebruikt moet worden verschilt per verzekeraar en soms per product. Wanneer losse nummers binnen een verzekeraar niet uniek genoeg zijn, wordt binnen PensioenBij gewerkt met een gecombineerde waarde.

Extra tip

Om een uitdraai te krijgen van alle bestaande koppelingen van een bemiddelaar (/advieskantoor) in InsuranceBrydge kan onder Rapporten het rapport Telling actieve medewerkers worden uitgedraaid. 

Dit rapport bevat een telling van alle actieve medewerkers binnen één werkgever en/of connectie waarbij de gebruikte bijbehorende contract- en regeling gegevens ook direct zichtbaar zijn welke moeten matchen met hetgeen ingevoerd in Pensioenbij.

PeoplePulse - Eenmalige deelnemer push nieuwe koppeling

Wanneer de PeoplePulse-koppeling voor de eerste keer wordt geactiveerd, zijn de bestaande deelnemers vanuit InsuranceBrydge nog niet bekend bij PensioenBij.

Hoewel veel deelnemer mutatiesmutaties in het verleden al richting de pensioenuitvoerder zijn verwerkt, zijn de betreffendefende mutaties nog niet vanuit InsuranceBrydge verstuurd & geregistreerd bij PensioenBij. Hierdoor is een eenmalige eerste synchronisatie noodzakelijk.

Om dit proces te vereenvoudigen is binnen InsuranceBrydge een functionaliteit beschikbaar waarmee een initiële set 'Nieuwe deelnemer'-mutaties voor PensioenBij wordt aangemaakt. Hierdoor hoeven historische events niet handmatig te worden teruggezocht of opnieuw te worden verwerkt.

Waarom is deze functionaliteit nodig?

Bij bestaande pensioenconnecties bevinden historische mutaties zich vaak op verschillende locaties binnen InsuranceBrydge, zoals:

• verstuurde batches;
• gearchiveerde events;
• openstaande events;
• reeds verwerkte mutaties.

Het handmatig verzamelen van deze informatie zou tijdrovend zijn en kan bovendien invloed hebben op de reguliere mutatiestroom richting de pensioenuitvoerder. De eerste eenmalige deelnemer aanmaak voorkomt dit door voor iedere actieve deelnemer een nieuwe PensioenBij deelnemer mutatie aan te maken, ongeacht of de oorspronkelijke mutatie in het verleden al richting de verzekeraar is verwerkt. Hierdoor kunnen alle actieve deelnemers eenvoudig bij PensioenBij worden aangemeld zonder bestaande processen of historische gegevens te wijzigen.

Welke deelnemers worden gesynchroniseerd?

Bij het uitvoeren van de eerste synchronisatie wordt automatisch een historische batch samengesteld. Voor iedere deelnemer wordt uitsluitend een mutatie aangemaakt wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• de deelnemer is actief;
• er is nog geen 'Nieuwe deelnemer'-mutatie voor PensioenBij aangemaakt en verstuurd

Hierdoor worden alleen deelnemers meegenomen waarvoor de eerste synchronisatie daadwerkelijk nog noodzakelijk is.

Beoordelen en versturen van de historische batch

Na het aanmaken van de historische batch worden alle PensioenBij-mutaties automatisch klaargezet binnen het PensioenBij-overzicht van de betreffende pensioenconnectie. Vanuit dit overzicht kunnen de mutaties:

• worden gecontroleerd;
• indien nodig worden beoordeeld;
• vervolgens eenmalig worden verstuurd naar PensioenBij.

Na succesvolle verwerking zijn de deelnemers bekend binnen PensioenBij en kunnen toekomstige mutaties via de reguliere PeoplePulse-koppeling automatisch worden verwerkt.

PeoplePulse - mutaties

Het versturen van mutaties via PeoplePulse verloopt via de reguliere pensioenkoppelingen binnen InsuranceBrydge en vereist — mits de inrichting correct is voltooid — geen aanvullende handelingen.

Na activatie van de:

PensioenBij integratie

worden alle relevante pensioenmutaties die vanuit het systeem richting de verzekeraar worden verstuurd automatisch gelijktijdig doorgestuurd naar PensioenBij.

Hierbij gaat het onder andere om:

• indiensttredingen;
• uitdiensttredingen;
• werknemersinformatie-mutaties.

PensioenBij verwerkt deze mutaties vervolgens verder binnen hun omgeving.

Uitzonderingssituaties

Er zijn situaties waarin een mutatie wel naar PensioenBij verstuurd moet worden, maar niet naar de verzekeraar.

Denk bijvoorbeeld aan onderstaande scenario’s.

Nieuwe deelnemer op bestaand contract

Een werknemer moet worden toegevoegd aan PensioenBij, maar is al bekend bij de pensioenuitvoerder via een bestaand pensioencontract. In deze situatie:

• moet de deelnemer niet opnieuw worden aangemeld bij de verzekeraar;
• maar moet de mutatie wel richting PensioenBij worden verstuurd.

Persoonsgegevensmutaties die niet ondersteund worden door de verzekeraar

Sommige verzekeraars ondersteunen geen persoonsgegevenswijzigingen via de koppeling, bijvoorbeeld omdat zij hiervoor gekoppeld zijn met de BRP. Toch kunnen deze mutaties wel relevant zijn voor PensioenBij. Een veelvoorkomend voorbeeld hiervan is:

• Wijziging van geboortedatum, geslacht of namen bij foutieve salarisadministratie invoer
• Wijziging van het e-mailadres van een werknemer welke veelal via de persoonlijke pensioenportaal omgevingen van individuele deelnemers aan de verzekeraars worden doorgegeven

Deze wijziging hoeft/kan dan niet naar de verzekeraar worden verwerkt, maar moet wel beschikbaar zijn binnen PensioenBij voor verdere correct communicatie met de deelnemer.

Mutaties uitsluiten naar PensioenBij versturen

In bovenstaande situaties kunnen mutaties alsnog via InsuranceBrydge worden verwerkt zonder deze richting de verzekeraar te versturen. Volg hiervoor onderstaande stappen:

Stap 1 — Creëer een mutatie voor events die uitsluitend richting PensioenBij verwerkt moeten worden

Selecteer de event(s) waarvoor expliciet een PensioenBij mutatie aangemaakt moet worden zonder dat deze aanvullend naar de verzekeraar wordt verstuurd en verwerk deze separaat voor de PensioenBij koppeling via de knop Verwerk pensioenbij:

Stap 2 — Controleer de aangemaakte PensioenBij-mutaties

In het tabblad PensioenBij op de connectie pagina zijn de zojuist aangemaakte PensioenBij mutaties nu zichtbaar. Vanaf deze pagina kan de inhoud van de mutatie aanvullend worden ingezien via het oog-icoontje en kunnen enkele of alle mutaties worden verstuurd naar PensioenBij middels de verwerk knop. Nog niet verstuurde mutaties kunnen indien gewenst worden verwijderd met de verwijderen knop.

Extra: Inzicht in verzonden en mislukte mutaties

Vanuit het PensioenBij-dashboard op connectie-niveau of dashboard-niveau is aanvullend inzicht beschikbaar in de verwerking van mutaties.

In behandeling

Mutatie is aangemaakt maar nog niet verstuurd.

Compleet

Mutatie is succesvol verwerkt en verstuurd naar PensioenBij.

Mislukt

Mutatie kon niet succesvol verwerkt worden. Vanuit het dashboard kunnen mislukte mutaties worden ingezien en indien nodig opnieuw worden verstuurd.

T-Momenten

Binnen PensioenBij kunnen T-Momenten worden ingericht. Deze momenten bepalen wanneer PensioenBij communicatie verstuurt naar medewerkers namens een werkgever. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vooraf ingestelde contactmomenten gedurende de looptijd van het dienstverband of rondom pensioenrelevante gebeurtenissen. De inhoudelijke werking, inrichting en timing van deze communicatiemomenten worden volledig beheerd binnen PensioenBij zelf. Deze inrichting heeft geen invloed op de technische werking van de PeoplePulse-koppeling binnen InsuranceBrydge.

Na activatie van de:

PensioenBij integratie

wordt binnen de werkgever een aanvullende pagina beschikbaar gesteld voor het vastleggen van T-Momenten.

Deze pagina is bedoeld voor:

• interne administratie;
• extra inzicht;
• vastlegging van informatie rondom de communicatiemomenten vanuit PensioenBij.

De T-Momenten die hier worden vastgelegd worden niet gebruikt voor de aansturing van communicatie vanuit PensioenBij.

De communicatieplanning blijft volledig beheerd binnen PensioenBij.

T-Momenten aanmaken

Binnen de T-Momenten-pagina kan linksboven het aantal gewenste T-Momenten worden ingevoerd. Na het invullen van dit aantal worden automatisch het opgegeven aantal regels aangemaakt. Voor iedere regel kan vervolgens een T-Moment worden ingevuld. Hierbij kan per regel het aantal jaren worden vastgelegd. Bijvoorbeeld:

• 1 jaar
• 5 jaar
• 10 jaar

Belangrijk

De vastlegging van T-Momenten binnen InsuranceBrydge heeft uitsluitend een administratieve en informatieve functie.

Deze registratie:

• heeft geen invloed op de PeoplePulse-koppeling;
• stuurt geen communicatie aan richting medewerkers;
• wordt niet gebruikt door PensioenBij voor verwerking.

Het gebruik hiervan is daarom volledig optioneel en bedoeld als ondersteuning voor eigen beheer, administratie en inzicht binnen de werkgeveromgeving.