Inhoudsopgave

• Inleiding
• PeoplePulse - inrichting
• PeoplePulse - mutaties
• T-Momenten

Inleiding

PensioenBij is een platform gespecialiseerd in maatwerk pensioencommunicatie. Het ondersteunt werkgevers, pensioenadviseurs en medewerkers bij het toegankelijk en begrijpelijk maken van pensioenregelingen. PensioenBij richt zich op heldere communicatie rondom pensioen en helpt medewerkers op relevante momenten inzicht te krijgen in hun pensioenregeling en de keuzes die daarbij horen. PensioenBij biedt als eerste in Nederland een totaaloplossing voor maatwerk pensioencommunicatie.

Dit kennisbankartikel heeft betrekking op de inrichting van de PeoplePulse, het beheren en versturen van mutaties via de PeoplePulse en het vastleggen van informatieve T-momenten binnen het systeem.

De PeoplePulse betreft een mutatiekoppeling waarmee relevante medewerker wijzigingen vanuit InsuranceBrydge kunnen worden doorgegeven aan PensioenBij. Daarnaast kunnen binnen het systeem T-momenten worden vastgelegd. Deze momenten vertegenwoordigen specifieke contactmomenten waarop PensioenBij contact opneemt met deelnemers. De vastlegging van deze momenten in InsuranceBrydge is puur informatief en dient geen verdere functie of afhankelijkheid voor de PeoplePulse.

PeoplePulse - inrichting

Voor het activeren van de koppeling met PensioenBij — ook bekend als de PeoplePulse — is op werkgeversniveau een activatieschuif beschikbaar:

PensioenBij integratie

Wanneer deze integratie wordt geactiveerd, wordt de PeoplePulse-koppeling automatisch ingeschakeld voor alle onderliggende pensioenconnecties van de betreffende werkgever. Voor een correcte werking van de koppeling dienen onderstaande gegevens zowel in PensioenBij als in InsuranceBrydge correct en overeenkomend te zijn ingericht:

• KVK-nummer van het advieskantoor (bemiddelaar)
• KVK-nummer van de werkgever
• Regelingnummer van de pensioenregeling

Alle drie deze onderdelen zijn noodzakelijk voor het correct verwerken van mutaties via de PeoplePulse-koppeling. 

PeoplePulse - KVK nummer advieskantoor

Het KVK-nummer van het advieskantoor wordt door PensioenBij gebruikt om mutaties vanuit de PeoplePulse onder het juiste advieskantoor te verwerken. Binnen InsuranceBrydge kan dit nummer worden geregistreerd onder:

Bemiddelaars

Pensioenbij gebruikt dit nummer om binnenkomende mutaties aan het juiste advieskantoor te koppelen. Wanneer dit KVK-nummer niet overeenkomt met de inrichting in PensioenBij:

• worden mutaties wel verstuurd vanuit InsuranceBrydge;
• maar komen deze niet correct aan in PensioenBij;
• waardoor ze niet zichtbaar zullen zijn binnen de PensioenBij-omgeving.

Het KVK-nummer van de bemiddelaar is te controleren via:

Bemiddelaars → Toon bemiddelaar

Mocht het KVK-nummer van de bemiddelaar niet correct staan ingesteld kan dit enkel door een medewerker vanuit InsuranceBrydge worden aangepast. Jullie kunnen hiervoor een wijzigingsverzoek insturen via het support ticket formulier.

Binnen PensioenBij bestaat de mogelijkheid om advieskantoren in te richten als:

• hoofdadvieskantoor
• sub-advieskantoor

Hierbij kunnen meerdere sub-advieskantoren onder één hoofdadvieskantoor hangen, waarbij ieder sub-advieskantoor een eigen KVK-nummer heeft. Binnen InsuranceBrydge wordt dit onderscheid niet gemaakt.

Wanneer een bemiddelaar in PensioenBij is ingericht als sub-advieskantoor, moet het KVK-nummer binnen InsuranceBrydge overeenkomen met het KVK-nummer van dat specifieke sub-advieskantoor. Niet met het KVK-nummer van het hoofdadvieskantoor.

PeoplePulse - KVK nummer werkgever

Het tweede controlepunt betreft het KVK-nummer dat op werkgeversniveau staat geregistreerd binnen InsuranceBrydge.

PensioenBij gebruikt dit nummer om werknemers via de PeoplePulse-koppeling onder de juiste werkgever te plaatsen binnen het gekoppelde advieskantoor. Het is daarom noodzakelijk dat dit KVK-nummer exact overeenkomt met het KVK-nummer zoals ingericht binnen PensioenBij.

Wanneer het KVK-nummer van de werkgever nog niet is ingevuld binnen InsuranceBrydge, wordt dit bij activatie van de:

PensioenBij integratie

verplicht gesteld voordat de activatie kan worden afgerond.

PeoplePulse - Regeling nummer pensioen connectie(s)

Het derde en laatste controlepunt betreft het regeling nummer met zoals ingericht op de pensioenconnectie binnen InsuranceBrydge. PensioenBij gebruikt dit regeling nummernummer om werknemers uiteindelijk binnen:

• het juiste advieskantoor;
• de juiste werkgever;
• én de juiste regeling

te verwerken. Het is daarom cruciaal dat dit nummer overeenkomt met het regeling nummerngnummer zoals bekend in PensioenBij.

PensioenBij werkt met één regeling nummermer per regeling. Binnen InsuranceBrydge wordt dit nummer met verschillende terminologie, afhankelijk van verzekeraar en product, aangeduidt:

• contractnummer
• categorienummer
• businessunit
• pakketvariant
• regeling code

Indien een verzekeraar en/of product geen uniek regeling nummer kent kan het ook zo zijn dat een combinatie aan nummers van de connectie wordt gebruikt om de deelnemers te matchen. Welke waarde gebruikt moet worden verschilt per verzekeraar en soms per product. Wanneer losse nummers binnen een verzekeraar niet uniek genoeg zijn, wordt binnen PensioenBij gewerkt met een gecombineerde waarde.

Extra tip

Om een uitdraai te krijgen van alle bestaande koppelingen van een bemiddelaar (/advieskantoor) in InsuranceBrydge kan onder Rapporten het rapport Telling actieve medewerkers worden uitgedraaid. 

Dit rapport bevat een telling van alle actieve medewerkers binnen één werkgever en/of connectie waarbij de gebruikte bijbehorende contract- en regeling gegevens ook direct zichtbaar zijn welke moeten matchen met hetgeen ingevoerd in Pensioenbij.

PeoplePulse - mutaties

Het versturen van mutaties via PeoplePulse verloopt via de reguliere pensioenkoppelingen binnen InsuranceBrydge en vereist — mits de inrichting correct is voltooid — geen aanvullende handelingen.

Na activatie van de:

PensioenBij integratie

worden alle relevante pensioenmutaties die vanuit het systeem richting de verzekeraar worden verstuurd automatisch gelijktijdig doorgestuurd naar PensioenBij.

Hierbij gaat het onder andere om:

• indiensttredingen;
• uitdiensttredingen;
• werknemersinformatie-mutaties.

PensioenBij verwerkt deze mutaties vervolgens verder binnen hun omgeving.

Uitzonderingssituaties

Er zijn situaties waarin een mutatie wel naar PensioenBij verstuurd moet worden, maar niet naar de verzekeraar.

Denk bijvoorbeeld aan onderstaande scenario’s.

Nieuwe deelnemer op bestaand contract

Een werknemer moet worden toegevoegd aan PensioenBij, maar is al bekend bij de pensioenuitvoerder via een bestaand pensioencontract. In deze situatie:

• moet de deelnemer niet opnieuw worden aangemeld bij de verzekeraar;
• maar moet de mutatie wel richting PensioenBij worden verstuurd.

Persoonsgegevensmutaties die niet ondersteund worden door de verzekeraar

Sommige verzekeraars ondersteunen geen persoonsgegevenswijzigingen via de koppeling, bijvoorbeeld omdat zij hiervoor gekoppeld zijn met de BRP. Toch kunnen deze mutaties wel relevant zijn voor PensioenBij. Een veelvoorkomend voorbeeld hiervan is:

• Wijziging van geboortedatum, geslacht of namen bij foutieve salarisadministratie invoer
• Wijziging van het e-mailadres van een werknemer welke veelal via de persoonlijke pensioenportaal omgevingen van individuele deelnemers aan de verzekeraars worden doorgegeven

Deze wijziging hoeft/kan dan niet naar de verzekeraar worden verwerkt, maar moet wel beschikbaar zijn binnen PensioenBij voor verdere correct communicatie met de deelnemer.

Mutaties uitsluiten naar Pensioenbij versturen

In bovenstaande situaties kunnen mutaties alsnog via InsuranceBrydge worden verwerkt zonder deze richting de verzekeraar te versturen. Volg hiervoor onderstaande stappen:

Stap 1 — Verwerk de events in een batch

Maak op de gebruikelijke manier een batch aan vanuit de betreffende connectiepagina en voeg hier de gewenste events aan toe. Na het aanmaken krijgt de batch de status:

Wachten op goedkeuring

Normaal gesproken zou deze batch vervolgens worden goedgekeurd om richting de verzekeraar te versturen. In dit scenario gebeurt dat niet.

Stap 2 — Controleer de aangemaakte PensioenBij-mutaties

Bij het aanmaken van de batch worden automatisch ook de bijbehorende PensioenBij-mutaties aangemaakt in het PensioenBij dashboard.

LET OP

Verwerk deze batch niet richting de verzekeraaren wijs de batch niet direct af wanneer de mutatie uitsluitend bedoeld is voor PensioenBij.

Wanneer de batch alsnog wordt goedgekeurd richting de verzekeraar kan dit leiden tot:

• foutmeldingen bij de verzekeraar;
• dubbele aanmeldingen;
• ongewenste verwerking van reeds bekende deelnemers.

Wanneer events in een batch worden geplaatst, worden de bijbehorende PensioenBij-mutaties direct aangemaakt.

Wanneer deze batch vervolgens direct wordt afgewezen voordat de PensioenBij-mutaties zijn verstuurd, worden de gekoppelde PensioenBij-mutaties automatisch verwijderd. Deze zijn dan:

• Niet meer zichtbaar in het PensioenBij-dashboard;
• Niet meer opnieuw te versturen.

Juiste volgorde van verwerken

Gebruik daarom altijd onderstaande volgorde gedurende stap 1 t/m 5 bij verwerking van afwijkende mutaties:

1. Batch aanmaken met de gewenste events
2. Naar Gereedschap → PensioenBij navigeren
3. PensioenBij-mutaties vanuit het dashboard versturen
4. Pas daarna — indien gewenst — de oorspronkelijke batch afwijzen

Op deze manier blijven de mutaties behouden en worden ze correct richting PensioenBij verwerkt.

Stap 3 — Open het PensioenBij-dashboard

Navigeer binnen InsuranceBrydge naar:

Gereedschap → PensioenBij

Binnen dit dashboard zijn alle aangemaakte PensioenBij-mutaties inzichtelijk. 

Stap 4 — Filter op "In behandeling"

Filter binnen het dashboard op:

Status = In behandeling

Hier worden de mutaties zichtbaar die:

• zijn aangemaakt vanuit de batch;
• nog niet naar PensioenBij zijn verstuurd.

Stap 5 — Verstuur de mutaties handmatig naar PensioenBij

Selecteer de gewenste mutaties en kies voor:

Opnieuw versturen

De geselecteerde mutaties worden dan separaat naar PensioenBij verstuurd, zonder verwerking richting de verzekeraar.

Extra: Inzicht in verzonden en mislukte mutaties

Vanuit het PensioenBij-dashboard is aanvullend inzicht beschikbaar in de verwerking van mutaties.

In behandeling

Mutatie is aangemaakt maar nog niet verstuurd.

Compleet

Mutatie is succesvol verwerkt en verstuurd naar PensioenBij.

Mislukt

Mutatie kon niet succesvol verwerkt worden. Vanuit het dashboard kunnen mislukte mutaties worden ingezien en indien nodig opnieuw worden verstuurd.

T-Momenten

Binnen PensioenBij kunnen T-Momenten worden ingericht. Deze momenten bepalen wanneer PensioenBij communicatie verstuurt naar medewerkers namens een werkgever. Denk hierbij bijvoorbeeld aan vooraf ingestelde contactmomenten gedurende de looptijd van het dienstverband of rondom pensioenrelevante gebeurtenissen. De inhoudelijke werking, inrichting en timing van deze communicatiemomenten worden volledig beheerd binnen PensioenBij zelf. Deze inrichting heeft geen invloed op de technische werking van de PeoplePulse-koppeling binnen InsuranceBrydge.

Na activatie van de:

PensioenBij integratie

wordt binnen de werkgever een aanvullende pagina beschikbaar gesteld voor het vastleggen van T-Momenten.

Deze pagina is bedoeld voor:

• interne administratie;
• extra inzicht;
• vastlegging van informatie rondom de communicatiemomenten vanuit PensioenBij.

De T-Momenten die hier worden vastgelegd worden niet gebruikt voor de aansturing van communicatie vanuit PensioenBij.

De communicatieplanning blijft volledig beheerd binnen PensioenBij.

T-Momenten aanmaken

Binnen de T-Momenten-pagina kan linksboven het aantal gewenste T-Momenten worden ingevoerd. Na het invullen van dit aantal worden automatisch het opgegeven aantal regels aangemaakt. Voor iedere regel kan vervolgens een T-Moment worden ingevuld. Hierbij kan per regel het aantal jaren worden vastgelegd. Bijvoorbeeld:

• 1 jaar
• 5 jaar
• 10 jaar

Belangrijk

De vastlegging van T-Momenten binnen InsuranceBrydge heeft uitsluitend een administratieve en informatieve functie.

Deze registratie:

• heeft geen invloed op de PeoplePulse-koppeling;
• stuurt geen communicatie aan richting medewerkers;
• wordt niet gebruikt door PensioenBij voor verwerking.

Het gebruik hiervan is daarom volledig optioneel en bedoeld als ondersteuning voor eigen beheer, administratie en inzicht binnen de werkgeveromgeving.